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Création d'un rendez-vous
Information
Objectif : Guider l'appelant dans la prise de rendez-vous en collectant les informations nécessaires et en proposant les créneaux disponibles.
Vox utilise une approche conversationnelle naturelle pour créer un rendez-vous. L'agent s'adapte au contexte de chaque organisation et aux beservices spécifiques de l'appelant.
Flux de création simplifié
Aperçu du processus de création
Processus de création
1. Identification du besoin
L'agent commence par comprendre la demande de l'appelant :
- Motif de consultation
- Professionnel souhaité (si applicable)
- Urgence éventuelle
2. Vérification de disponibilité
L'agent vérifie automatiquement :
- Disponibilité du service demandé
- Créneaux libres correspondants
- Compatibilité avec les contraintes de l'organisation
Avertissement
Si le service demandé n'est pas disponible ou nécessite une attention particulière, l'agent transfère automatiquement l'appel au standard.
3. Proposition de créneaux
L'agent propose les créneaux disponibles :
- Par ordre chronologique (plus proche en premier)
- En tenant compte des préférences exprimées
- Avec flexibilité si l'appelant a des contraintes spécifiques
4. Collecte des informations
Une fois le créneau choisi, l'agent collecte :
- Nom et prénom du client
- Date de naissance (pour l'identification)
- Confirmation du numéro de téléphone
- Statut client (nouveau ou existant)
5. Confirmation et validation
L'agent :
- Récapitule toutes les informations
- Demande confirmation à l'appelant
- Crée le rendez-vous dans le système
- Envoie un SMS de confirmation avec tous les détails
Astuce
Le SMS de confirmation contient : date, heure, lieu, professionnel (si applicable) et motif du rendez-vous.
Fonctionnalités avancées
Gestion intelligente des créneaux
Vox optimise automatiquement le remplissage de l'agenda en :
- Privilégiant les créneaux qui évitent la fragmentation
- Respectant les préférences horaires configurées
- Adaptant les propositions selon le type de consultation
Sécurité et limites
Pour éviter les abus :
- Maximum 2 rendez-vous en attente par numéro de téléphone
- Validation des informations client
- Transfert au standard en cas de doute
Intégration calendrier
Les rendez-vous créés sont automatiquement :
- Synchronisés avec les calendriers des professionnels
- Visibles dans l'interface de gestion
- Modifiables par le standard si nécessaire
Points clés
- Processus adaptatif : L'agent s'adapte au contexte de chaque organisation
- Confirmation systématique : Double validation (orale et SMS)
- Transfert intelligent : Passage au standard si nécessaire
- Traçabilité complète : Tous les rendez-vous sont enregistrés et consultables
Information
Pour configurer les services disponibles et les préférences de prise de rendez-vous, consultez la section Interface → Professionnels.
Pour aller plus loin :