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Suppression d'une réservation
Information
Objectif : Permettre aux clients d'annuler simplement et rapidement leurs réservations par téléphone.
Vox propose un processus sécurisé et efficace pour l'annulation de réservations, avec confirmation immédiate et mise à jour automatique des calendriers.
Flux d'annulation
Aperçu du processus
Processus étape par étape
1. Authentification de l'appelant
L'agent vérifie l'identité :
- Nom de famille pour identifier le client
- Vérification du numéro de téléphone
- Validation croisée des informations
Astuce
Cette authentification garantit que seul le titulaire de la réservation peut l'annuler.
2. Recherche et sélection
L'agent recherche les réservations :
- Liste des réservations actives du client
- Sélection de la réservation à annuler
- Récapitulatif des détails (date, heure, ressource si applicable)
Avertissement
Si aucune réservation n'est trouvée, l'appel est automatiquement transféré au standard.
3. Confirmation d'annulation
Avant de procéder :
- Demande de confirmation explicite
- Rappel des conséquences (libération du créneau)
- Validation finale par l'appelant
4. Finalisation
Une fois confirmé :
- Annulation immédiate dans le système
- SMS de confirmation envoyé au client
- Mise à jour automatique du calendrier de la ressource
- Libération du créneau pour d'autres clients
Cas particuliers
Réservation introuvable
Si le système ne trouve pas de réservation :
- Vérification des informations fournies
- Recherche élargie si nécessaire
- Transfert au standard pour assistance manuelle
Annulations multiples
Pour annuler plusieurs réservations :
- Traitement séquentiel (une par une)
- Confirmation individuelle pour chaque annulation
- Récapitulatif final de toutes les annulations
Délais d'annulation
Selon la configuration de l'organisation :
- Respect des délais minimum d'annulation
- Information sur d'éventuelles pénalités
- Transfert au standard pour cas exceptionnels
Sécurité et traçabilité
- Authentification obligatoire avant toute annulation
- Historique conservé de toutes les annulations
- Notifications automatiques à la ressource
- Protection contre les annulations accidentelles
Information
Les annulations sont synchronisées instantanément avec tous les systèmes connectés.
Points clés
- Process rapide : Annulation en quelques étapes
- Sécurité renforcée : Authentification systématique
- Confirmation double : Orale et SMS
- Traçabilité complète : Historique conservé
- Libération immédiate : Créneau disponible pour d'autres
Pour aller plus loin :